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文山学院学生档案管理办法(试行)
2017-11-22 10:54     (点击: )
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第一章  总 则

第一条  为进一步加强学生档案管理,实现学生档案管理的制度化、规范化、科学化,提高学生档案管理水平,维护学生档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥学生档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益,依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规,结合学校实际,制订本办法。
第二条  学生档案是学生在校期间形成的,反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料;是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料;是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第三条  学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第二章  档案管理机构、原则及其职责

第四条  全体在校大学生档案由学生处负责集中管理。学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和集中管理相结合的办法 。
第五条  档案管理老师职责:
(一)热爱本职工作,认真、细致、公道、正派,坚持原则,不徇私情;
(二)负责全校学生档案的接收、鉴定、整理、保管、统计、利用工作;
(三)遵守保密制度,做好学生档案的保管、保密工作;
(四)负责指导、监督毕业生档案材料的归档,统一办理毕业生档案转递;
(五)做好档案分析统计工作;
(六)办理其它有关学生档案事项。  
第六条  二级学院及相关职能部门的职责:  
(一)各二级学院指定专人负责指导新生档案的收集、整理、统计,按规定移交学生处专柜管理;
(二)各二级学院及各相关职能部门按要求做好新生档案及在校期间材料的收集、整理、移交、入档工作;
(三)各二级学院及各相关职能部门按规范将每届毕业生的档案材料收集、汇总、整理,并在学生处指导、监督下装入学生档案。

第三章  档案的保管和利用

第七条  根据安全保密、便于查找的原则,档案管理老师要严格执行安全和保密制度,严防档案的毁损、失散和泄密。
第八条  各二级学院移交的学生档案应按学号顺序排列,学生处及时进行整理,分年级、班级专柜存放。
第九条  档案存放要做到“八防”措施,即防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光工作。
第十条  学生档案管理实行登记制度、统计制度和定期核对制度。
(一)学生档案接收、归档、利用、传递严格实行登记制度;
(二)学生处对学生档案进行统计;
(三)学生处接收新生档案并进行核对,及时发现并解决问题。
第十一条  查阅和借用档案,应遵守的规定和原则:  
(一)各二级学院只能查阅本院的学生档案。查阅学生档案应出具部门负责人签字并加盖公章的书面材料,经学生处负责人同意方可查阅;外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案的,须持单位介绍信和有关身份证明,经主管校领导签字同意方可查阅。
(二)查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄、复制档案的内容,确因工作需要利用档案材料取证的,须经主管校领导批准。
(三)学生档案原则上不得借出。若有特殊情况必须外借时,须说明理由,经主管校领导批准,并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料,并签字确认。借出时间不得超过7天(含休息日)。档案归还时,档案管理老师应仔细检查是否有掉页、涂改等现象,核对无误后方可办理相关手续。
(四)查、借阅学生档案必须严格遵守保密制度,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。应保持档案的整洁、完整。
(五)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

第四章  归档材料范围及要求

第十二条  归档材料分类及内容
(一)中学阶段材料:由学生本人入学时提供。
(二)大学阶段材料:
1.学籍材料:教务处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单;教务处提供的休学、退学、转学、转专业等材料证明;
2.奖惩材料:学生在校期间受到的表彰奖励材料,违反教学纪律、考试纪律而受到的各类处分材料,违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;
3.更正材料:相关部门提供的学生更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间等材料;
4.毕业材料:各二级学院和相关部门提供的实习鉴定表、团员材料、社会实践表、学业成绩表、教师资格认定申请表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、毕业生就业报到证等各类材料。
第十三条  档案材料的归档要求
(一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须清晰、完整、齐全、真实;有承办单位及负责人签名,有形成材料的时间;
(二)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章;
(三)归档材料必须注明学生姓名及学号,并按照学号的顺序先后排放;
(四)学生处对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对归档单位提出要求,予以改正后再归档;
(五)各类材料须经学生处审核登记后方可归档。

第五章  档案材料移交和归档时间

第十四条  档案的接收、移交程序:
(一)接收:二级学院负责组织收取学生档案;接收档案时必须检查是否密封完好、加盖公章;若有开封或破损的档案须由学生本人写出情况说明并存入档案。
(二)整理:将原档案袋更换为文山学院档案袋(学生处统一提供),装学生录取通知书,录入电子版;新生档案按学号顺序编排并标注在档案袋封面。
(三)移交:各二级学院将换袋、清理、校对完毕的学生档案移交至学生处档案室,电子版材料和加盖公章的纸质材料各一份交学生处登记存档。
第十五条  专升本学生的档案移交与全日制生同步进行。学生入学后把专科前的档案交给所在班级的班主任,班主任收齐后及时交到学生处装入班级专柜。
第十六条  未按时交档案的新生,由所属二级学院按学号顺序建立档案信息,并通知学生本人尽快将中学档案转到学校。
第十七条  学生的休学、复学、转学、转专业等的证明或文件,应在文件下发后一周内转学生处归档,以便将其档案转到相应班级。
第十八条  学生在校期间形成的档案材料,根据工作完成及已形成材料的情况,随时登记归档。

第六章  档案的转递

第十九条  正常毕业的学生档案由学生处统一组织转递。毕业离校前已签署就业协议的学生,根据毕业生《就业报到证》开具的地址寄送;毕业离校前尚未就业的学生,原则上根据《毕业生就业方案》开具的地址寄送至生源地人力资源和社会保障局(人才交流中心)。
第二十条  学生转学、退学、开除学籍或死亡等学籍变动的,应当及时办理档案转递手续。未办理的,档案将在其毕业年度按规定寄送至其生源地人力资源和社会保障局(人才交流中心)。
第二十一条  因休学、应征入伍等保留学籍的,档案由学生处根据相关规定集中保存。若未按时复学导致档案无法转递而滞留的,学校为其保管档案两年,期满后转寄回学生生源地人力资源和社会保障局(人才交流中心)。
第二十二条  转学学生、校内转专业、休学复学的,由其所属二级学院向学生处报备变动说明,学生处重新编入其所在班级。

第七章  附 则

第二十三条  严禁任何人私自保存学生档案,对泄露、伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》《中华人民共和国档案法》的,视情节轻重,予以严肃处理直至追究相应法律责任。
第二十四条  本办法与现行法律、法规、部门规章相抵触的,以法律、法规、部门规章为准。
第二十五条  本办法由学生处负责解释,自2017年9月1日起执行。

 

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